Politique de protection des renseignements personnels

L’objectif principal de cette politique est d’assurer la protection des renseignements personnels tout en établissant des directives claires pour leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation, leur destruction et leur gestion au sein de Solico Construction Inc. Elle s’applique à toutes les parties prenantes, y compris la direction, les employés, les fournisseurs et les partenaires. Elle vise également à informer toute personne concernée, qu’il s’agisse de clients, d’employés ou d’autres individus, sur la manière dont Solico Construction Inc. traite leurs renseignements personnels.

Responsabilité

Solico Construction Inc. assume la responsabilité de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ou contrôle. Les renseignements recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits le sont conformément à la présente politique afin d’en assurer la confidentialité et la protection.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit :

Superviser et examiner les pratiques et procédures internes de traitement des renseignements personnels ainsi que le respect des lois en vigueur;
Proposer des mesures visant à assurer la protection continue des renseignements personnels en fonction des évaluations des risques;
Mettre en œuvre les mesures nécessaires pour sécuriser les renseignements au sein de l’entreprise;
Assurer la conformité et la formation du personnel quant aux bonnes pratiques en matière de protection des renseignements personnels;
Coordonner, examiner et traiter les demandes et les plaintes relatives aux renseignements personnels;
Communiquer avec les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) lorsqu’un incident de confidentialité l’exige;
Tenir un registre des incidents de confidentialité liés aux renseignements personnels.

Protection collective : La protection des renseignements personnels est l’affaire de tous. Aucune représaille ne peut être exercée contre une personne ayant déposé une plainte ou participé à une enquête de la CAI.

Collecte des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis uniquement lorsqu’ils sont nécessaires aux activités et aux fonctions de l’entreprise, conformément aux lois et aux normes applicables. La collecte se fait principalement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf dans les cas prévus par la loi.

Exemples de collecte :

Renseignements sur les employés nécessaires au respect des obligations légales et à la gestion des situations d’urgence;
Renseignements sur les clients nécessaires à la gestion des dossiers, des contrats, des services et de la facturation.

Tous les renseignements recueillis sont traités avec confidentialité et sécurité. Des mesures techniques et organisationnelles sont mises en place afin de prévenir les accès non autorisés et de sensibiliser le personnel aux bonnes pratiques en matière de confidentialité.

Consentement et exactitude

Un consentement valide est obtenu lorsque requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels. Avant toute collecte nécessitant un consentement, l’entreprise s’assure que celui-ci est obtenu de façon claire et distincte et que la personne concernée est informée des fins auxquelles ses renseignements seront utilisés. Toute personne peut demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets.

Limite de l’utilisation

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux autorisations prévues par la loi. Ils peuvent être communiqués à des tiers lorsque cela est nécessaire aux activités de l’entreprise ou lorsque la loi le permet. Solico Construction Inc. prend des mesures raisonnables afin de s’assurer que les tiers auxquels des renseignements personnels sont communiqués les protègent adéquatement.

Protection des renseignements personnels

Les mesures mises en place incluent :

L’utilisation des renseignements personnels uniquement lorsque nécessaire;
La limitation de l’accès aux renseignements personnels aux membres du personnel qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions;
La sécurisation des dossiers physiques et électroniques au moyen de mesures appropriées, notamment des accès restreints, des mécanismes de verrouillage et, lorsque cela s’applique, l’authentification à deux facteurs;
La destruction sécurisée des documents papier et la suppression des accès lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou à la fin d’une relation d’affaires.

Chaque personne ayant accès à des renseignements personnels doit contribuer à leur protection. Tout incident ou événement suspect doit être signalé dans les meilleurs délais à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Durée de conservation

Les renseignements personnels sont conservés conformément aux obligations légales applicables et aussi longtemps que nécessaire aux activités de l’entreprise et aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables.

Transparence

Solico Construction Inc. s’engage à informer les clients, employés, stagiaires, fournisseurs et partenaires de ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels et des fins pour lesquelles ceux-ci sont recueillis et utilisés.

Accès et modification

Toute personne peut demander l’accès aux renseignements personnels que Solico Construction Inc. détient à son sujet, demander leur rectification ou, lorsque applicable, retirer son consentement à leur utilisation ou à leur communication.

Les demandes peuvent être adressées à Solico Construction Inc. aux coordonnées indiquées à la fin de la présente politique.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par les lois applicables. Lorsqu’une demande ne peut être satisfaite, les motifs du refus sont communiqués conformément aux exigences légales.

Porter plainte

Toute personne peut transmettre une plainte concernant la protection ou le traitement de ses renseignements personnels à Solico Construction Inc., aux coordonnées indiquées à la fin de la présente politique, ou s’adresser à la Commission d’accès à l’information (CAI).

Une plainte devrait contenir les coordonnées de la personne concernée ainsi qu’une description suffisamment détaillée de la situation afin de permettre son évaluation. La plainte sera examinée et les mesures appropriées seront prises lorsque nécessaire.

Approbation

La présente politique est approuvée par Solico Construction Inc. et s’applique aux pratiques de l’entreprise en matière de protection des renseignements personnels.

Solico Construction Inc.
1623 rue Atmec, unité 1
Gatineau (Québec) J8R 0H8

Bureau administratif
819 893-4473

Bureau des ventes
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